4857 Sayılı İş Kanunu'nun İşçi Özlük Dosyası İle İlgili Hükümleri

4857 SAYILI İŞ KANUNU’NUN İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI İLE İLGİLİ HÜKÜMLERİ

 İşçi özlük dosyası ile ilgili düzenlemeler 16.03.2003 tarih ve 25134 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 4857 sayılı İş Kanunun 75. Maddesi ve 104. Maddesi ile çalışma hayatımıza girmiş ve işverenlerce bu belge ve formların düzenlenmesi ve saklanması zorunlu hale getirilmiştir.

 4857 Sayılı Kanunda İşçi özlük dosyası ilişkin maddeler aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir:

İşçi Özlük Dosyası Madde 75 - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür İş Kanunu 75. Maddesine göre, işveren çalıştırdığı her işçi için işçi özlük dosyası düzenlemek zorundadır. İşçi çalıştıran her işveren tarafından yasal olarak yapılması zorunlu olup, işçi özlük dosyası düzenlenmemesi halinde ise idari para cezasına hükmedilmiştir.

İdari Para Cezası Madde 104 – 4857 sayılı İş Kanunun 63’üncü maddesinde ve bu maddede belirtilen yönetmelikte belirlenen çalışma sürelerine aykırı olarak işçilerini çalıştıran veya 68’inci maddesindeki ara dinlenmelerini bu maddeye göre uygulamayan veya işçileri 69’uncu maddesine aykırı olarak geceleri yedi buçuk saatten fazla çalıştıran; gece ve gündüz postalarını değiştirmeyen, 71’inci maddesi hükmüne ve bu maddenin son fıkrasında anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden, 72’nci maddesi hükümlerine aykırı olarak bu maddede belirtilen yerlerde on sekiz yaşını doldurmamış erkek çocukları ve gençleri ve her yaştaki kadınları çalıştıran, 73’üncü maddesine aykırı olarak çocuk ve genç işçileri gece çalıştıran veya aynı maddede anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden 74’üncü maddesindeki hükme aykırı olarak doğumdan önceki ve sonraki sürelerde gebe veya doğum yapmış kadınları çalıştıran veya ücretsiz izin vermeyen, 75’inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76’ncı maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline bin altı yüz on dokuz (1.619.00 TL) Türk Lirası idari para cezası verilir.

Özlük dosyası olmaması cezayı gerektirmekle birlikte, ayrıca özlük dosyasında bulunması zorunlu olan belgeleri düzenlememek veya zamanında ilgili kuruma vermemek de cezayı gerektirmektedir. Bazı belgelerin bulunmaması doğrudan idari para cezası gerektirmemekle birlikte, hem denetimlerde, hem de ihtilaflı hallerde ispat için bulundurulması gerekir.

Yazılı bildirim Madde 109 - Bu Kanunda öngörülen bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gerekir. Bildirim yapılan kişi bunu imzalamazsa, durum o yerde tutanakla tespit edilir. İş Kanunu 109. Maddesi uyarınca işçiye yapılacak tüm bildirimlerin yazılı olması gerekir. Bildirim yapılacak kişi bunu imzalamazsa, bu husus orada tutanakla tespit edilir. Tutanak en az iki kişi tarafından imzalanır. İşçiye yapılan bildirimlere ilişkin imzalı örnek veya imzadan kaçınmış ise düzenlenen tutanak eklenerek bunların da özlük dosyasında saklanması gerekir. İşçi özlük dosyası her işçi için ayrı düzenlenmesi gerektiğinden, özlük dosyası düzenlenmeyen her işçi için ayrı ayrı idari para cezası söz konusu olacaktır. Bu nedenle çalışan her işçi için bir özlük dosyası düzenlenmesi zorunludur.

ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR

İşe Başvuru Formu

Hizmet Sözleşmesi

Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi 4/1 a

GSS Giriş Bildirgesi

SGK Sigortalı Bildirim Belgesi

Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi 4/1 a

Aile Durum Bildirimi Formu

İşçi kimlik bilgileri,

Nüfus Cüzdanı Sureti

İkamete Dayalı Nüfus Kayıt Örneği

Yabancı Uyruklu İşçi Çalışma İzin Belgesi

Ücret Hesap Pusulası

Mezun olduğu okul diploma fotokopisi

Referansları ve CV’ si

Demirbaş Malzeme Teslim Belgesi

Sağlık Raporu Kan Grubunu Gösterir Belge

Adli sicil kaydı

Askerlik Durumunu Gösterir Belgeler

18 yaşından küçük çalışan var ise ebeveyninin muvafakat namesi

Ücretsiz İzinler ve Yıllık Ücretli İzin İle İlgili Dilekçe veya Formlar

Yıllık Ücretli İzin Cetveli

Hizmet Sözleşmesinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar

2 adet vesikalık Fotoğraf

Doğum Yapan Kadının 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi

Doğum Yapan Kadının Emzirme izin talep dilekçesi

İş Kazalarında Yapılması Gereken İdari İşlemler ve İş Kazası Bildirimi

SGK İş Kazası Tutanağı

Çalışma Belgesi I

Fazla Çalışma Onay Belgesi

İşe İzinsiz Gelmeme / İş Geç Gelme Tutanağı ve İhtarı

İstifa Dilekçesi

İbraname Toplu İşçi Çıkarılması ile İlgili Olarak Bir Ay Önceden Bölge Çalışma Müdürlüğü’ne Verilecek Yazı Örneği

Toplu İşçi Çıkarılması ile İlgili Olarak Bir Ay Önceden Türkiye İş Kurumu Müdürlüğü’ne Verilecek Yazı Örneği

İşe Gelmeyen İşçinin En Son Adresine Gönderilecek Noter Tebligatı

İhtarname Daha evvel İşten Çıkarılan İşçinin Tekrar İşe Alınma Daveti

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca işçiye verilmesi gerekli eğitim ve bilgilendirmelerin belgeleri

İş Sağlığı ve Güvenliği ile ilgili gerekli araç ve gereçlerin verildiğine ilişkin işçinin İmzasını Taşıyan belgeler